6 Tips for effective online meetings while Working From Home

6 เคล็ดลับประชุมออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพ ในช่วง Work From Home

ช่วง Work From Home แบบนี้ ต้องบอกเลยว่าการประชุมออนไลน์กลายเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญ และหลีกหนีไม่ได้ ล่าสุด Facebook ได้ปล่อยบทความออกมาใหม่ เป็น New guide เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการใช้ Live Video บน Workplace เพื่อการสื่อสารภายในองค์กรผ่านไลฟ์สตรีมมิงอย่างมีประสิทธิภาพ 

ข้อดีของการประชุมออนไลน์ก็มีมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการที่จะประชุมเมื่อไหร่ ที่ไหน โดยที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวกันก็ได้ จะใช้อุปกรณ์ใดในการเข้าฟังประชุมก็แล้วแต่สะดวก แต่การประชุมออนไลน์นั้น ก็มีข้อจำกัดหลายอย่าง เช่นเมื่อไม่มีปฏิสัมพันธ์กันโดยตรงอาจทำให้หลุดโฟกัสกับการประชุมได้ หรือในบางครั้งการประชุมก็ยืดเยื้อหาข้อสรุปไม่ได้เร็วเท่าการนั่งคุยกันแบบเจอหน้า เป็นต้น 
แล้วจะทำอย่างไรให้การประชุมออนไลน์มีประสิทธิภาพมากขึ้นไม่น้อยกว่าการประชุมแบบปกติวันนี้เรามี 6 เคล็ดลับมานำเสนอ

1. Prepare and plan your messaging เตรียมตัวและวางแผนสิ่งที่จะสื่อสาร

การเตรียมการ และวางแผนในการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญที่สุดไม่ว่าจะเริ่มดำเนินการใด ๆ ก็ตาม และควรวางแผนให้ชัดเจนว่าท็อปปิก และธีมสำคัญที่ต้องการจะสื่อสารออกไปคืออะไร หรือจะวางแผนการง่าย ๆ โดยการสอบถาม หรือทำแบบสำรวจให้คนในทีม เพื่อเป็นการเช็กว่าทุกคนมีประเด็น หรือมีปัญหาตรงไหน จะได้นำมาพูดแลช่วยกันหาทางออกในที่ประชุมได้

หากมีเรื่องอื่นๆ ยิบย่อยที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับคนส่วนมากในที่ประชุมก็เก็บไว้คุยหลังไมค์ หรือเก็บไว้เป็นหัวข้อของอีกประชุมนึงก็ได้ การทำเช่นนี้นอกจากจะเป็นการกระตุ้นการมีส่วนร่วมของผู้เข้าประชุมได้เป็นอย่างดี แถมยังทำให้ทุกคนรู้สึกว่าที่ประชุมเองก็รับฟังความเห็น หรือปัญหาของตนเองอีกด้วย

2. Use all your channels to promote your event ใช้หลายช่องทางในการแจ้งการประชุม
เนื่องจากทุกวันนี้ทุกคนต่างก็ทำงานที่บ้าน และคงมีหลายประชุมต่อวัน อาจทำให้มีหลงลืมกันไปบ้าง แนะนำให้ผู้จัดประชุมใช้ช่องทางอื่น ๆ อาจเป็นการเตือนเข้าไปในกลุ่มแชทต่าง ๆ ก็ได้ แทนการใช้อีเมลเป็นช่องทางหลักเพียงช่องทางเดียวในการนัดประชุม เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนได้รับรู้ถึงประชุมที่จะเกิดขึ้น ที่สำคัญอย่าลืมแจ้งวาระการประชุม และประเด็นที่จะประชุมให้ชัดเจน นอกจากนั้นหากมีสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องเตรียมก็ควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้า ที่สำคัญที่สุด! ต้องแชร์ลิงก์การประชุมให้ถูกต้องด้วย

3. Prepare your leaders to be more authentic ถามไถ่สารทุกข์สุขดิบผู้ฟัง

เนื่องด้วยสถานการณ์โรคระบาดที่ตึงเครียดก่อนเริ่มประชุมทุกครั้งแนะนำให้หัวหน้าทีมเริ่มจากการถามไถ่ถึงความเป็นอยู่ของทุกคนในทีมก่อน อาจจะถามถึงสุขภาพว่าเป็นอย่างไร ปลอดภัยดีไหม หรือถามว่ามีติดปัญหาตรงไหนหรือเปล่า เพื่อเป็นการเปิดการประชุมที่ดี  การประชุมออนไลน์เช่นนี้ก็จะช่วยให้แต่ละคนสามารถแบ่งปันประสบการณ์ได้แบบเรียลไทม์ไม่ต่างจากการประชุมจริง ๆ เป็นตัวช่วยในการเชื่อมความสัมพันธ์กับคนทีมแม้ต้องอยู่คนละที่ เพื่อจะได้ไม่มีใครต้องรู้สึกโดดเดี่ยวแม้ว่าจะแยกกันทำงานที่บ้าน

4. Engage and monitor your whole audience คอยสังเกต และมีส่วนร่วมกับผู้ฟังเสมอ

หากมีช่วงที่ทุกคนหาคำตอบไม่ได้กับประเด็นนั้นๆ สักที ก็ไม่ควรทิ้งช่วงให้บทสนทนาเงียบไปเฉย ๆ พยายามหาบทสรุป ไม่ก็ทางแก้ปัญหาอื่น ๆ เพื่อให้การประชุมกระชับ และให้ทุกคนได้กลับมามีส่วนร่วมในหัวข้ออื่น ๆ ถึงแม้ว่าจะไม่ได้เห็นสีหน้าท่าทางกัน ในกรณีที่ไม่ใช่การโทรแบบวิดีโอ แต่ก็ควรสังเกตน้ำเสียง การตอบกลับ หรือฟีดแบ็กอื่น ๆ เท่าที่พอสังเกตได้ หรือจะมีแบบสอบถามเกี่ยวกับประเด็นที่ประชุมตามไปทีหลัง เพื่อให้ทราบฟีดแบ็กของทุกคนในที่ร่วมประชุมก็ได้เช่นเดียวกัน

5. Make your content accessible to the widest audience ย่อยสารให้เข้าถึงผู้ฟังง่ายขึ้น

หากในที่ประชุมมีการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพก็อาจทำให้เกิดความเข้าใจที่ไม่ตรงกันได้ เพราะในแต่ละวันหลาย ๆ คนคงไม่ได้เข้าประชุมแค่ครั้งเดียว ทำให้จำนวนสารที่ต้องรับต่อวันนั้นมีอยู่มาก ยิ่งเป็นการประชุมออนไลน์แล้วบางทีก็ไม่สามารถอธิบายให้เห็นภาพได้เท่าเจอกันตัวต่อตัว ที่สำคัญยังต้องคำนึงถึงเวลา เพื่อไม่ให้เกิดการยืดเยื้อมากจนเกินไป จึงต้องย่อยสารให้กระชับ เข้าใจง่าย เพื่อจะได้ไม่เสียเวลาในการประชุม และหลังจากจบประชุมไปแล้วจะได้ไม่ทิ้งข้อสงสัยไว้

6. Continue the conversation หากิจกรรมมาทำร่วมกันในที่ประชุม

เชื่อว่าหลายคนคงจะมีความรู้สึกนี้บ้างไม่มากก็น้อยบางทีแค่ประชุมรัว ๆ อย่างเดียวก็น่าเบื่อ ยิ่งทำงานอยู่ที่บ้านไม่ได้พบเจอพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานโต๊ะข้าง ๆ เหมือนตอนที่เข้าบริษัท ก็อาจทำให้เหงากันบ้าง เพราะฉะนั้นควรจะหากิจกรรมเล็ก ๆ น้อย ๆ มาเล่นร่วมกันในที่ประชุม การประชุมจะได้ไม่ตึงเครียดจนเกินไป และเป็นการกระชับความสัมพันธ์ให้แก่สมาชิกทุกคน อาจจะเป็นการเล่นเกมตอบคำถามสั้น ๆ หรือเพิ่ม Session บางอย่างเพื่อให้แต่ละคนได้แชร์หรือเล่าประสบการณ์ในช่วงระหว่างที่ไม่ได้เจอกัน สัปดาห์ละ 1-2 ครั้งก็ยังดี แถมยังเป็นการเติมความสัมพันธ์กับเหล่าเพื่อนร่วมงานให้แน่นแฟ้นเหมือนเดิมได้อีกด้วย เพราะช่วงนี้ทุกคนก็ยังคงต้องอาศัยการประชุมออนไลน์กันไปอีกสักระยะ และนี่ก็เป็นเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ให้ลองนำไปปรับใช้กับการประชุมออนไลน์ อาจจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ และมีความผ่อนคลายมากขึ้น

ขอบคุณข้อมูลจาก : rainmaker.in.th
อ้างอิงรูปภาพ : facebook.widen.net / freepik.com